Ohlašovna rozhodne o zrušení údaje místa trvalého pobytu na písemnou žádost oprávněné osoby, pokud zaniklo užívací právo občana k objektu a pokud občan tento objekt neužívá.

O žádosti vede úřad (správní orgán) správní řízení, ve kterém zjišťuje, zda byly současně splněny uvedené podmínky. 

Je-li údaj o místu trvalého pobytu úředně zrušen, je místem trvalého pobytu sídlo ohlašovny, v jejímž územním obvodu byl občanovi trvalý pobyt úředně zrušen.

Žádost   o   zrušení   údaje    místa   trvalého   pobytu   podává   vlastník  objektu   nebo  jeho   vymezené   části, nebo   ten, kdo je oprávněn užívat byt, tedy nájemce. Tato osoba musí být starší 18 let, způsobilá k právním úkonům. Pokud je uvedených osob více, např. manželé, společní nájemci bytu, sourozenci, společní vlastníci domu, žádají o zrušení společně s tím, že vyberou společného zástupce, kterého v žádosti zmocní k zastupování v celém rozsahu správního řízení (nepožaduje  se úředně ověřený podpis).

Podmínky pro zrušení údaje místa trvalého pobytu stanoví § 12 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel, ve znění pozdějších předpisů. Pro zrušení trvalého pobytu se musí prokázat současné splnění dvou podmínek, a to zaniklo-li užívací právo občana k domu nebo bytu a neužívá-li občan tento objekt nebo jeho vymezenou část.

Při vyřízení žádosti postupuje správní orgán dle správního řádu a účastníky řízení jsou žadatel a ten, komu má být údaj o místu trvalého pobytu zrušen.

Správní orgán zpravidla postupuje tak, že oba účastníky předvolá k ústnímu jednání a žadatele vyzve k doložení dokladů od nemovitosti. V případě, že se účastníci řízení na některých skutečnostech neshodnou, nebo se některý z nich k ústnímu jednání nedostaví, provede správní orgán důkaz svědeckou výpovědí, zda se odpůrce v místě trvalého pobytu zdržuje či ne. Pokud není znám současný pobyt toho účastníka řízení, kterému má být trvalý pobyt zrušen, ustanoví mu správní orgán opatrovníka, který hájí jeho práva, a písemnosti mu doručuje veřejnou vyhláškou. Řízení se ukončuje rozhodnutím, před jehož vydáním mají účastníci řízení možnost vyjádřit se k podkladům pro jeho vydání.

Pokud nejsou stanovené podmínky pro zrušení trvalého pobytu splněny obě současně nebo se je nepodařilo prokázat, rozhodne správní orgán o tom, že se žádosti nevyhovuje.

Pokud se žadatel rozhodne vzít svou žádost zpět nebo dojde ke změna trvalého pobytu toho účastníka řízení, kterému má být trvalý pobyt zrušen, může dojít k zastavení správního řízení.

Řízení je zahájeno podáním žádosti na ohlašovně, v jejímž územním obvodu má být trvalý pobyt zrušen.

Žádost může občan zaslat poštou nebo donést osobně, v tomto případě mu bude podání potvrzeno na kopii žádosti.

Pokud žádost zašlete na úřad, který není příslušný k zahájení řízení, začíná lhůta pro vyřízení běžet doručením na příslušný úřad.

Žádost podávejte na úřadu podle místa trvalého pobytu osoby, které chcete tento údaj zrušit.  V Ostravě jsou to úřady městských obvodů podle příslušné adresy trvalého pobytu.

Magistrát města Ostravy je pouze odvolacím orgánem. Není příslušný ani k přijetí žádosti, ani k jejímu vyřízení.

K žádosti o zrušení údaje místa trvalého pobytu je potřeba doložit doklady osvědčující, že:

• žadatel je oprávněn k podání žádosti, jestliže je vlastníkem domu nebo bytu (originál výpisu z katastru nemovitostí, kupní nebo darovací smlouvy s doložkou právní moci vkladu do katastru nemovitostí) nebo, jestliže je oprávněn užívat byt (originál nájemní smlouvy, dohody o užívání bytu, aj.), jestliže je nájem bytu na dobu určitou, která již uplynula, ještě doklad o prodloužení nájmu (originál evidenčního listu, dodateku, nebo potvrzení o trvání nájmu),
• odpůrci zaniklo právo byt užívat (originál pravomocného rozsudku soudu o zrušení společného práva k nájmu bytu, dohody bývalých manželů, pravomocného rozsudku o rozvodu manželství, přechodu nájmu, atd.),
• odpůrce dům, byt nebo jejich vymezenou část neužívá (tuto skutečnost uvedou účastníci řízení do protokolu při ústním jednání, popřípadě ji mohou potvrdit svědkové).

Lhůta pro  vyřízení žádosti  o zrušení údaje místa trvalého pobytu je správním řádem stanovena na 30 dnů, ve složitějších případech až na 60 dnů a i tuto lhůtu je možno podle potřeby prodloužit.

O  prodloužení   lhůty  po  zvážení  důvodů  rozhoduje  nadřízený  správní   orgán  (Magistrát  města  Ostravy). To, že byla lhůta  pro vydání rozhodnutí prodloužena, dá správní orgán na vědomí všem účastníkům řízení.

V případě přerušení řízení lhůty neběží.

Pokud  žádost  podává majitel domu či  bytu, je  účastníkem  řízení  kromě  odpůrce i nájemce  vymezené  části   domu nebo bytu, kde byl ten, komu má byt trvalý pobyt zrušen, přihlášen.

Jestliže  je    více   nájemců   nebo   vlastníků   nemovitosti   a  o  zrušení  údaje   místa   trvalého pobytu požádal  jen jeden z nich, pak jsou účastníky řízení i ostatní (pokud jsou žadateli známi, měl by je uvést v žádosti - nejlépe, když však píší žádost společně a dohodnou se na společném zástupci).

Svědek není účastníkem řízení.

Hlavní zásadou správního řízení je spolupráce účastníka řízení se správním orgánem.

Účastník řízení:

• doplní neúplné podání ihned po výzvě správního orgánu,
• dostaví se k ústnímu jednání,
• uvede pravdivě všechny skutečnosti potřebné k objasnění záležitosti,
• doloží potřebné doklady a nic nezatají,
• navrhne důkazy a svědky,
• přebírá písemnosti, které se doručují do vlastních rukou.

Občan je povinen požádat o vydání nového občanského průkazu do 15 pracovních dnů po dni, kdy nabylo právní moci rozhodnutí o zrušení údaje o místu jeho trvalého pobytu.

Od 1. 1. 2006 je možno podání učinit i v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem.

Podání  učiněné  dálnopisem, faxem a veřejnou  datovou sítí bez zaručeného elektronického podpisu je možné za podmínky, že je do 5 dnů potvrzeno osobně nebo doplněno písemně nebo ústně do protokolu.